Richtlinienmanagement
Das Richtlinienmanagement verwaltet die für Ihr Managementsystem relevanten Dokumente zentral in grcproxy – von der Leitlinie über Richtlinien und Konzepte bis zu Verfahrensanweisungen, Notfallplänen und Arbeitsanweisungen. Statt Word- oder PDF-Dateien über Dateiserver oder E-Mail-Verläufe zu verteilen, durchläuft jedes Dokument einen nachvollziehbaren Status-Workflow mit vollständiger Versions- und Statushistorie.
Aktivierung
Das Richtlinienmanagement ist ein Beta-Modul und muss von einem Administrator pro Scope einzeln aktiviert werden – standardmäßig ist es deaktiviert. Die Aktivierung erfolgt in den Scope-Einstellungen im Bereich „Module". Andere Rollen können das Modul nicht aktivieren, auch nicht die Manager-Rolle.
Solange das Modul deaktiviert ist, ist der zugehörige Menüpunkt nicht sichtbar und der Zugriff ist unabhängig davon auch serverseitig gesperrt. Eine Deaktivierung führt zu keinem Datenverlust – bereits erfasste Dokumente bleiben erhalten und stehen nach erneuter Aktivierung sofort wieder vollständig zur Verfügung.
Rollen und Berechtigungen
| Rolle | Berechtigung |
|---|---|
| Administrator | Aktiviert/deaktiviert das Modul pro Scope |
| Manager | Erstellt, bearbeitet, veröffentlicht und archiviert Richtlinien |
| Benutzer | Lesender Zugriff auf veröffentlichte Dokumente, sofern Scope-Zugriff besteht |
Dokumenttypen und Klassifizierung
Jedes Dokument wird bei der Erstellung klassifiziert:
- Dokumenttyp – z. B. Leitlinie, Richtlinie, Konzept, Verfahrensanweisung, Notfallplan, Arbeitsanweisung oder sonstiges Dokument
- Themenbereich – z. B. Informationssicherheit/ISMS, Risikomanagement oder Business Continuity Management
Diese Klassifizierung bestimmt die Einordnung in der Dokumentenliste und erleichtert das gezielte Auffinden.
Status-Workflow
Jedes Dokument durchläuft einen festen Status-Workflow:
Entwurf → Veröffentlicht → Archiviert
- Im Bereich Entwurf wird das Dokument im integrierten Editor erstellt und bearbeitet.
- Aus dem Entwurf heraus wird das Dokument direkt veröffentlicht und ist ab diesem Zeitpunkt für alle berechtigten Nutzer lesend einsehbar.
- Archivierung entzieht ein Dokument der aktiven Nutzung, ohne es zu löschen. Archivierte Dokumente können jederzeit wiederhergestellt oder als Grundlage für eine Kopie verwendet werden.
Jeder Statuswechsel wird auditierbar protokolliert.
Neue Fassungen und Versionierung
Eine neue Fassung eines Dokuments entsteht ausschließlich durch eine explizite Revision einer bereits veröffentlichten Richtlinie („Neue Fassung erstellen"). Jede Fassung erhält eine fortlaufende Versionsnummer (v1, v2, v3, …). Sobald eine neue Fassung veröffentlicht wird, löst sie die Vorgängerfassung automatisch ab – die Vorgängerversion bleibt über die Fassungshistorie nachvollziehbar.
Kommentare und Bearbeitungssperre
Während der Bearbeitung können Kommentare direkt an den betroffenen Abschnitten des Dokuments hinterlegt werden – so bleibt Feedback im Kontext nachvollziehbar, statt über separate Kanäle zu verlaufen.
Damit nicht zwei Personen gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten, greift beim Öffnen eines Dokuments zur Bearbeitung eine automatische Bearbeitungssperre. Änderungen werden dabei automatisch gespeichert.
Verlinkung zwischen Dokumenten
Richtliniendokumente lassen sich im Editor direkt untereinander verlinken – ohne Copy & Paste von Titeln oder Verweisen. Ein Link referenziert dabei stets das Dokument selbst, nie eine konkrete Fassung, und bleibt deshalb auch nach einer Umbenennung oder einer neu veröffentlichten Fassung des Zieldokuments gültig.
Ein Link wird über das Tastenkürzel Strg+K oder durch Eintippen von [[ mitten im Text
gesetzt. Beides öffnet eine Live-Suche über alle Dokumente – unabhängig von deren Status
(Entwurf, veröffentlicht, archiviert).
Zwei Linkarten stehen zur Wahl:
- Text-Link – ein frei formulierbarer Linktext, der bei einer Umbenennung des Zieldokuments unverändert bleibt.
- Live-Chip – zeigt den aktuellen Titel des Zieldokuments an und aktualisiert sich bei dessen Umbenennung automatisch.
Ein Klick auf einen bestehenden Link zeigt den Zieltitel und bietet die Option „Link entfernen" an – für beide Linkarten identisch. In der veröffentlichten Ansicht führt ein Klick auf einen Live-Chip direkt zur aktuell gültigen Fassung des Zieldokuments. Verweist ein Link auf ein Dokument ohne aktuell gültige Fassung, wird dies im Editor optisch kenntlich gemacht.
Im PDF-Export bleibt vom Link nur der Text erhalten, ohne anklickbare Verknüpfung.
PDF-Export
Jede veröffentlichte Fassung eines Dokuments kann als PDF exportiert werden – etwa für externe Audits, Zertifizierungsverfahren oder die Weitergabe an Stellen ohne Systemzugriff.